Gestión de equipos de trabajo: los llamados "equipos de alto rendimiento"

En estos momentos me veo involucrado en el reto de conseguir la certificación asociada en gestión de proyectos ofrecida por PMI (Project Management Institute). Por sus siglas en inglés, CAPM (Certified associate in Project Management), está dedicada a ofrecer las buenas prácticas necesarias para dirigir un proyecto de gran envergadura. Sin embargo, a parte de la inmensa y completa información que brinda la guía del PMBOOK ofrecida por PMI, he sentido la curiosidad en uno de los grandes puntos a conseguir en el ámbito de la gestión de proyectos. Ese punto es el que trata de formar un equipo de trabajo que alcance un alto rendimiento en el desempeño de sus objetivos.

"Buceando" por Internet se pueden encontrar soluciones y consejos de todo tipo, aquí expongo un compendio de todo ello y lo que para mí es lo más útil para cumplir el objetivo.

En varias fuentes, el hecho de conseguir formar un equipo de trabajo me ha derivado a la aplicación del mismo modelo, el llamado modelo de Drexler/Sibbet. Se trata de un modelo que define las fases o etapas por las que se debe pasar para conseguir llevar a nuestro equipo de trabajo a la consecución de un alto rendimiento.

Antes de explicar el modelo con sus diferentes fases, conviene destacar qué es lo que aporta a los miembros del equipo y, además, cómo funciona.

• El modelo hace que el funcionamiento, en cuanto a mecánicas de trabajo en equipo, sea más eficiente y consiga mejores resultados en el negocio.
• Los autores del modelo, consiguieron plasmar en un mapa las etapas que podría seguir un equipo de alto rendimiento. Si bien es cierto que, dentro de cada una de estas etapas puede haber muchas variaciones para su aplicación en equipos reales.
• Cada etapa del modelo está relacionada con la anterior, por lo que se puede decir que un equipo que aborda con éxito las etapas anteriores estará mejor preparado para las siguientes etapas.
• Otro punto a destacar, es la utilización de indicadores que se encargan de verificar o medir si los problemas del equipo han sido superados o no.
• Para denotar si una etapa ha sido superada con éxito se indica como Resuelta y, en caso contrario, como No resuelta.
• Por último, decir que se trata de un modelo con gran dinamismo y que el equipo de trabajo puede seguir varias rutas o caminos hasta conseguir el objetivo.

Las etapas del modelo son:

1. Orientación: se establece el propósito inicial para el equipo de trabajo.
2. Confianza: los miembros del equipo necesitan conocerse, entenderse, es decir, lo que se llama el nivel de química interpersonal con el que se establece la calidad del equipo humano.
3. Marcar objetivos: se aclaran los objetivos, suposiciones básicas y visión, dando prioridad a lo importante.
4. Compromiso: se da por terminada la fase de creación del equipo, además, se toman las decisiones acerca de la utilización de recursos, personal, aceptación de roles, etc.
5. Implementación: se planifica el trabajo a realizar por el equipo, se decide quién lo hace, qué se hace, cuándo lo hace y dónde lo hace.
6. Alto desempeño: en esta etapa el equipo puede ser capaz de responder a diferentes situaciones de manera dinámica y poder cambiar objetivos. Aquí se considera que el equipo puede superar las expectativas.
7. Renovación: Finalmente, como ya se sabe, un equipo de trabajo es dinámico, sus miembros cambian, se cansan, en muchos casos se preguntan si conviene continuar o si, por el contrario, es mejor empezar una nueva andadura.

Modelo de Drexler/Sibbet

Para aplicar el modelo, en muchas fuentes se recomienda hacerse la pregunta "¿qué debo cambiar para ser mejor en la empresa, aportar valor y contribuir al rendimiento de la misma?". Lo que se recomienda es realizar un plan de acción y ofrecer el asesoramiento y seguimiento individualizado para aquellos que sean los líderes del equipo y dar, además, la posibilidad de repetir su aplicación en todos los niveles de la empresa.

Desde mi punto de vista, ya para ir terminando con este post, mucha gente cree que el éxito se esconde allá donde hay talento y gran habilidad individual, sin embargo, la conclusión final que se puede extraer es que el éxito va a estar más relacionado con la actitud con la que el equipo trabaje que con las habilidades individuales de cada miembro.

¡Un saludo a todos!

Business Model Canvas (Modelo canvas)

El modelo CANVAS, se basa en ofrecer un lienzo en el que se describa la lógica de un modelo de negocio. Trata de mostrar como la empresa crea, entrega y captura valor para la misma.

Se está asentando como una buena herramienta de gestión estratégica, además de ser la preferida por empresas ya establecidas y start-ups.

Está compuesto por 9 bloques o cuadros que se asemejan a las áreas necesarias para el desarrollo de una empresa:

- Clientes:

Son el bloque por el que tiene sentido todo lo que hace una empresa. Debemos analizar hacia qué clientes se quiere vender una propuesta de valor, hacia qué segmento de la clientela dirigirse y cuales son sus necesidades.

Este bloque se atiende haciendo las siguientes preguntas:

• ¿A quién nos dirigimos?
• ¿Qué clientes son prioritarios?

- Propuesta de valor:

El valor del producto ofrecido a los clientes se encuentra en dar respuestas a las necesidades de los mismos, y también, en cómo se dan soluciones a través de los productos de la empresa. Se trata de la razón y el motivo por el que los clientes eligen una empresa para realizar sus compras.

Las preguntas que deben hacerse son:

• ¿Qué problemas se solucionan?
• ¿Qué valor entregamos a los clientes?
• ¿Qué necesidades se satisfacen?

- Relación con los clientes:

El diseño de este bloque es importante debido a que la imagen de marca y la percepción que tienen los clientes es algo imprescindible.

Nos debemos preguntar:

• ¿Qué tipo de relación esperan los clientes que se establezcan y se mantengan con ellos?

- Canal de distribución:

Planificar la forma en que se va a entregar la propuesta de valor al cliente, y además, saber como se va a interactuar con ellos.

La pregunta importante sería:

• ¿A través de qué canales la empresa contactará y atenderá a los clientes?

- Ingresos: 

Se buscará implantar una estructura de ingresos sólida, que ayude a amortizar la propuesta de valor de la empresa.

Las preguntas más importantes que nos deberíamos hacer son;

• ¿Qué valor estarían dispuestos a pagar los clientes por los servicios de la empresa?
• ¿Mediante qué formas de pago?
• ¿Qué márgenes obtiene la empresa?

- Actividades clave:

Algo muy importante es planificar las actividades de una forma estratégica para conseguir entregar la propuesta de valor a los clientes.

Las preguntas clave son:

• ¿Qué actividades son consideradas esenciales para el modelo de negocio?
• ¿Cómo se llevarán a cabo?

- Recursos clave:

Para llevar a ejecución las anteriores actividades se requieren recursos materiales, humanos o financieros.

La pregunta en este bloque es:

• ¿Qué recursos importantes requiere el modelo de negocio?

- Alianzas:

Para el éxito se necesitará recurrir a aliados que ayuden a potenciar la propuesta de valor, ofreciendo solidez y eficacia en el modelo de negocio.

Preguntas importantes de este bloque:

• ¿Qué alianzas se consideran necesarias?
• ¿Cómo podrán los partners ayudar a enriquecer el modelo de negocio?

- Estructura de costes:

En este bloque se deben calcular los costes de inversión y, por supuesto, la rentabilidad de la empresa aprovechando los beneficios en un tiempo reducido. El objetivo de este bloque consiste en ofrecer el máximo valor a al clientes al mínimo coste.

Una pregunta sería:

• ¿Qué estructura de costes tiene nuestro modelo de negocio?

Para terminar con este post destacar que gracias al Modelo Canvas es posible tener una visión global de la idea del negocio que se persigue, a la vez que se diferencian de forma clara las conexiones entre los diferentes bloques.

¡Saludos y Feliz año 2015!

Kanban, como método productivo en el desarrollo software

El trabajo en equipo cobra una gran importancia cuando hablamos de productividad en la gestión de proyectos. Para conseguir una alta productividad en el equipo de trabajo tiene que haber una buena organización y una gran coordinación. El método que comento en este post trata de dividir el proceso productivo en varias fases claramente delimitadas, con el único objetivo de mejorar la eficiencia y el trabajo en equipo.

Kanban es una palabra de origen japones que significa algo así como "tarjetas visuales", las cuales son un elemento clave de este método productivo. Surgió en Toyota, el fabricante japonés de automóviles, para poder mejorar su producción de vehículos dividiendo el proceso en fases bien delimitadas que se tenían que cubrir correctamente para pasar a la siguiente fase, garantizando con ello un producto de calidad. De ese sistema originario surge el método Kanban, pensado y aplicado por David J. Anderson, con el que adapta la filosofía original al desarrollo de software, un proceso que se asemeja bastante al proceso industrial. Se trata de fijar diferentes fases, equipos de trabajo y el requisito de que cada tarea funcione correctamente y sea de la mayor calidad.

Objetivos

• Lograr un producto de calidad.
• Acabar con el caos, gestionar la saturación y los cuellos de botella.

Principios básicos a seguir

• Comienza con lo que haces ahora. Kanban es un método productivo y, como tal, no dice cómo hacer el trabajo. El equipo de trabajo debe saber como hacer su trabajo y será Kanban el que mostrará si se está haciendo bien o si por el contrario hay que cambiar algo.
• Mejora continua. Este método apuesta por el lema de "si algo no funciona, cámbialo" o "si algo puede funcionar mejor, mejóralo". Los miembros del equipo deberán estar preparados para la aplicación de cambios continuos, con el objetivo de mejorar sus rutinas de trabajo.
• Respeta el proceso en curso, los roles y funciones de cada miembro del equipo. Los miembros del equipo deben saber lo que tienen que hacer y cuáles son sus funciones en cada momento.
• Un líder para cada nivel. Se trata de tener iniciativa y realizar una gestión correcta de la tarea que tengas asignada. Se trata de que cada subgrupo de trabajo y cada miembro que lo compone tenga clara su función y la ejecute correctamente.

Elementos que debe incluir un sistema o método productivo

1) Visualización del flujo de trabajo: se debe crear un tablero, que tiene que ser visible y accesible para todos los miembros del equipo. Además el tablero incluye una serie de fases que indican los pasos por los que debe pasar una tarea (en progreso, realizadas, bloqueadas, etc.).

2) Limitación del trabajo en curso (Stop Starting, Start Finishing): la tarea que se empiece debe terminarse antes de empezar con otra tarea. Con esto se prioriza el trabajo y las tareas de mayor importancia son terminadas antes de empezar con otras.

3) Gestión del flujo: es necesario controlar el funcionamiento del proyecto, se trata de comprobar si las tareas son realizadas correctamente, o por el contrario, si algún miembro tiene problemas con alguna tarea.

4) Dejar claras las reglas del método: se debe entender el método y las reglas a seguir por cada miembro del equipo.

5) Mejora en equipo: la mejora constante cobra importancia en este método, la mejora del proyecto debe verse a través de los recursos que tenemos y de la experiencia de los miembros del equipo.


Para terminar les dejo un vídeo que explica todo el proceso de una forma más esquemática:

Visto este método se pueden sacar ventajas, como por ejemplo, flexibilidad a la hora de realizar el flujo de tareas, priorizar las mismas y, además, la supervisión del equipo a través de un tablero de tareas.

Les animo a utilizar este método y comprobar sus resultados.

¡Saludos!

¿Problemas de productividad?: The Pomodoro Technique ®

Si hay algo que daña a un país, a una empresa o a un equipo de trabajo es que las personas que los componen no sean para nada productivos. 

La productividad la definiré con un simple ejemplo: se trata de una relación que podría combinar el tiempo invertido y la cantidad de producto obtenido en ese tiempo. Por tanto un ejemplo puede ser el tiempo invertido por una cadena de montaje en crear 10 productos en un tiempo x, para lo cual si al siguiente día la cadena de montaje es capaz de crear 15 productos en el mismo tiempo x, podremos decir que somos productivos. Les dejo enlace con más ejemplos de indicadores de productividad.

Una técnica de productividad que está poniéndose de moda y que es buena darla a conocer, es la de Pomodoro por Francesco Cirillo.

El funcionamiento de Pomodoro es eficaz realizándose en 6 sencillos pasos:

Nota: para explicar el funcionamiento de Pomodoro he utilizado la aplicación para smartphone (iPhone) Flat Tomato (Time Management Tool Inspire By Pomodoro) y en alguna ocasión he utilizado iconos e imágenes de tutorial extraídos de la misma aplicación.


1. ELIJA UNA TAREA que desee realizar:

Por ejemplo, alguna tarea que merezca una atención completa por su parte.

2. AJUSTE EL POMODORO/TOMATE (o reloj en la aplicación) en 25 minutos:

Hágase un pequeño juramento así mismo: "voy a pasar 25 minutos en esta tarea y no voy a consentir ninguna interrupción".

















3. TRABAJE EN LA TAREA hasta que SUENE el TOMATE (o reloj):

Sumérjase en la tarea en los siguientes 25 minutos. Si de repente se da cuenta que tiene algo más que necesita hacer, debe escribirlo en una hoja de papel (en este caso en la aplicación se marcaría con un punto).
















4. CUANDO EL RELOJ SUENE coloque una marca en un papel (en este caso en la aplicación):

¡Enhorabuena! Ha pasado un Pomodoro completo realizando una tarea.


















5. TOME UN DESCANSO CORTO:

Respire, medite, tome una taza de café, estire las piernas o haga alguna otra cosa de descanso que no esté relacionada con la tarea que haya realizado. Su cerebro se lo agradecerá más tarde.

















6. CADA 4 POMODOROS, tome un descanso largo:

Una vez que haya completado cuatro Pomodoros, se puede tomar un descanso más largo, sobre 20 o 30 minutos sería lo ideal. Su cerebro usará ese tiempo para asimilar la nueva información y descansará antes de la siguiente ronda de Pomodoros.
















Les animo a probar esta técnica y notar cómo el tiempo puede tornarse más productivo. Les dejo algunos enlaces en diferentes plataformas:

Web: Marinara Timer, Moosti, Tomato Timer

Escritorio (Windows, OS X, Linux): TeamViz, Focus Booster App

Android: It's Pomodoro Time!, ClearFocus: Pomodoro Timer

iOS: Pomodoro Timer, además Flat Tomato (utilizado en la exposición).


¡Un saludo a todos!